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Publié le :
14/05/2018 12:00:00
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Nos Conseils pour l'aménagement de ses bureaux
En tant que fondateur d’entreprise ou office manager, la question de l’aménagement des bureaux et du choix du mobilier se pose rapidement. Changements de locaux après une levée de fonds, accroissement rapide des équipes qui rend les espaces de travail bruyants et non optimisés, remplacement de pièces clés (comme la chaise de bureau) suite aux maux de dos reportés par les collaborateurs. Les motifs de renouvellement ou de nouvel achat de mobilier de bureau abondent. Pourtant, il n’est pas toujours aisé de répondre à cette problématique.
Une startup est, par essence, une entreprise à forte croissance dont les ressources financières sont essentiellement concentrées sur le développement du produit et le recrutement de talents. Aussi, le bureau et la chaise de bureau sont souvent, au départ, le parent pauvre des investissements. Pourtant, toutes les études le montrent, dont celle de Glassdoor: les nouvelles recrues mettent en deuxième position le mobilier comme facteur d’attraction.
Par ailleurs, quelle opinion a un client s’il est reçu dans des conditions quelque peu compliquées ? Toute la problématique est là: opter pour un mobilier de bureau solide - éviter une table branlante est de rigueur- , esthétique - sans quoi, aucune différenciation par rapport aux autres startups en matière de marque employeur - et peu onéreux - parce que nous sommes conscients qu’investir une grande partie des fonds dans du mobilier ne serait pas pertinent au regard de la phase dans laquelle se trouve l’entreprise. Alors que faire? Pour quel mobilier opter ? La réponse ci-dessous.
La première étape consiste à connaître les mesures des pièces que vous souhaitez meubler. Pour ce faire, un élément est capital: le plan! La meilleure des options est d’avoir un plan au format DWG, car ce dernier permettra à un architecte de placer le mobilier sur un plan 2D. Si vous n’avez pas de plan au format DWG, pas de panique, un plan avec les bonnes mesures au format papier fera l’affaire.
Il est important de vérifier les mesures qui sont mentionnées sur le plan. Sans cela, vous pourriez vous retrouver avec des bureaux disproportionnés par rapport à la taille de vos pièces. Be My Desk propose un service de prise de mesures par un architecte spécialisé et à moindre frais.
Une fois les mesures obtenues, il faut mener une réflexion sur les cloisons : de quelles cloisons disposez-vous ? Comptez-vous en rajouter ? Souhaitez-vous qu’elles soient fixes ou mobiles ? Cette analyse doit déboucher sur un décompte des pièces dont vous disposez.
Le dernier pan de l’analyse architecturale est le choix des matériaux et de l’ambiance générale. Il s’agit d’une phase importante car elle influencera le choix du mobilier. Par exemple, vous n’opterez pas pour le même piètement de chaises si vous prenez du parquet ou de la moquette. Le Bon Coin a, par exemple, fait le choix d’une ambiance brocante avec un esprit chiné, tandis qu’Airbnb se concentre sur l’accueil et le green. Enfin, une entreprise dans le luxe privilégiera par exemple des finitions cuivrées ainsi qu’une ambiance statutaire. En d’autres mots, le mobilier doit répondre à deux questions majeures : qui reçoit-on chez nous ? Quelle image voulons-nous donner à la société ?
La première question à se poser est, bien évidemment, combien de postes de travail, et pour quelles équipes. Veillez bien à être orienté avenir, pas uniquement présent. Donc la question à laquelle il faut répondre n’est pas: de combien de places ai-je besoin aujourd’hui, mais également dans un an et deux ans ? Le choix des locaux et de bureaux s’inscrit souvent sur au moins 2 ans. Cette réflexion est sous-tendue par un choix en matière de mobilité: dans quelle mesure souhaitez-vous appliquer le flex office (c’est-à-dire qu’une partie de vos équipes n’ont pas de poste attribué) vs. des postes attribués ?
Ensuite, vient la question du mode de travail. Souhaitez-vous favoriser le travail entre pôle, donc par projet ? Ou bien préférez-vous segmenter les espaces par fonction, sans pour autant les éloigner les uns des autres afin d’éviter le fameux effet « silo » ? Combien d’espaces souhaitez-vous consacrer au travail collaboratif (réunions comprises) ?
Enfin, outre une segmentation par projet ou par pôle, l’espace peut également être divisé selon des thématiques: salle silencieuse, salle créative, salle atelier de création, salle de repos, salle à manger, etc.
Cette réflexion de fond doit être menée dès le départ, car le choix du mobilier en découlera naturellement. Be My Desk propose un service de conseil en aménagement. Un architecte peut, par exemple, vous proposer un agencement de vos espaces selon vos besoins, vos contraintes techniques, les fonctions de vos équipes, etc.
La phase finale de cette réflexion relève du space planning: on met qui, où et sous quelle forme ? Les populations ayant besoin de plus de rangement et de calme auront des postes fixes, contrairement aux open spaces qui se verront plutôt peuplés de personnes nomades ou n’ayant pas forcément besoin d’un calme olympien. Pour vous aider dans cette réflexion, imaginez une journée type : qui travaille avec qui, dans quelles circonstances, etc.
Les bureaux peuvent être caractérisés selon:
Les avantages:
Les avantages :
La capacité des bureaux pour plusieurs personnes s’échelonnent de 2 à 6 personnes. La capacité du bureau que vous choisirez dépend de l’analyse que vous aurez faite en amont. La force de Be My Desk est de proposer des bureaux dont les piètements sont en bois massif par exemple, tout en gardant un prix au poste de travail inférieur à 300 euros. Le Good Wood 2 personnes est un bon exemple. Le choix de plateau est large : l’inconditionnel plateau blanc, ou bien chêne, gris ou rose pour les plus audacieux.
Les tables de réunion peuvent également faire office de bureau, surtout pour des personnes amenés à beaucoup bouger et donc à ne pas être systématiquement au bureau (comme des business developers). Il existe des tables hautes de 90 cm (comme la table de réunion "A Table") ou 110cm de hauteur par exemple, pour garder le corps actif et l’esprit vif, ou bien des tables de hauteur standard. Les avantages: elles favorisent la collaboration selon les formats, et permettent d’augmenter le nombre de places assises si vous souhaitez maximiser vos espaces.
Il existe également des tables de réunion rabattables se transformant parfois en tableau écritoire.
Pour en savoir plus sur l’électrification des bureaux, cliquez ici.
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Le choix des chaises est primordial, surtout quand on est amenés à y travailler de longues heures dans une startup !
Difficile, pour ne pas dire illusoire, de trouver une chaise vraiment confortable en dessous de 200 euros (et croyez-nous, on les a toutes essayées). C’est pour cela que l’offre Be My Desk commence dans les 150-200 euros. Quand on en vient au choix de la chaise, une ribambelle d’options sont à choisir.
Comme dit plus haut, le choix des rangements se fait suite à l’analyse des besoins de vos équipes. Le personnel nomade se verra attribuer des casiers, tandis que les personnes sédentaires préféreront des armoires et des caissons. Il existe sur le marché du mobilier de bureau principalement 3 tailles d’armoires :
Les caissons peuvent se voir agrémenter d’une galette sur leur dessus, autrement dit un coussin qui transforme le caisson en assise.
Les espaces de vie ont une place de plus en plus prépondérante dans les bureaux. On les oppose souvent aux espaces de travail, mais les collaborateurs peuvent y travailler également! Qui n’a jamais vu une personne s’installer confortablement sur un canapé avec son ordinateur portable ? Ou bien s’installer dans la cuisine avec un mug à ses côtés ? Ou bien encore jouer au baby foot entre collègues ? (bon, là, on ne parle plus de travail, en effet !).
Tous ces environnements appartiennent à ce que l’on appelle plus généralement les espaces de vie. Et ce n’est pas une mince affaire de les aménager. Car qui dit fauteuil, canapé, table basse, chaise de cuisine, table de cafétéria, dit également prix élevés.
