8 étapes pour réussir son déménagement d'entreprise

Un déménagement d’entreprise constitue une étape importante et sensible dans l’évolution d’une société. Réussir le déménagement de ses bureaux nécessite une préparation minutieuse et de suivre une série d’étapes essentielles. Un projet de déménagement d’entreprise bien organisé peut représenter un vrai levier de croissance, tant sur le plan fonctionnel qu’humain. Parce que vos collaborateurs méritent aussi d’être au centre de votre projet de déménagement d’entreprise, pour le réussir pleinement.

Chez Be My Desk, nous vous avons facilité la tâche en créant la checklist du déménagement d’entreprise, regroupant les étapes à suivre pour bien anticiper le changement de ses locaux. Alors, comment organiser un déménagement d’entreprise en 8 étapes :

• Bien choisir ses nouveaux locaux
• Savoir négocier et signer son nouveau bail commercial
• Mobilier de bureau : à garder ou en changer ?
• Anticiper les travaux nécessaires de vos futurs locaux
• Comment sélectionner la bonne société de déménagement ?
• Informer ses collaborateurs efficacement
• Bien préparer son changement d’adresse
• Dresser l’inventaire de son parc informatique

1. Choisissez vos nouveaux locaux commerciaux sans vous tromper

Démarrons ensemble la checklist du déménagement pour entreprise ! Réussissez votre projet de déménagement d’entreprise en identifiant de nouveaux locaux commerciaux à bon prix. Pour ce faire, il est important de bien cibler ses recherches.

L’emplacement géographique de vos locaux

Définissez votre zone de recherche : ne vous contentez pas d’appeler les agents immobiliers spécialisés. Cherchez aussi à l’aide des acteurs locaux ou des Startups spécialisées dans le secteur : mairie, CCI, annonces de baux professionnels dans les journaux, réseau personnel, sites spécialisés en immobilier professionnel géolocalisé. Isolez la zone géographique ciblée et obtenez les chiffres d’affaires de vos concurrents et chiffres-clés de la zone (population, CSP) auprès de chambres de commerce ou de l’INSEE. Réalisez un travail de terrain : comptez les flux piétons, voitures, transports en commun…

Startups, PME : certaines entreprises vous facilitent la recherche de nouveaux bureaux

La recherche de nouveaux locaux à louer peut s’avérer particulièrement complexe, en particulier dans les métropoles : contraintes d’espaces, budgétaires, géographiques, d’accessibilité… Des acteurs français émergents, comme les startup Kowffice ou Leosquare se sont spécialisés dans la recherche de location de bureaux pour Startups et PME, et permettent même à ces entreprises d’emménager rapidement dans leurs nouveaux bureaux, en bénéficiant de contrats flexibles.

Définissez votre budget cible

Le coût d’un déménagement d’entreprise dépend aussi de votre budget cible alloué. L’estimation d’un budget est capital, surtout dans les métropoles, où l’immobilier dans certains quartiers est très cher. D’autres éléments comme l’accessibilité, la sécurité et la configuration de l’espace vous permettront de trier rapidement les différentes offres, en fonction de leur valeur locative. Rappelez-vous que le loyer chargé ne doit pas être égal ou supérieur à la masse salariale. Il doit être inférieur !

Visitez et comparez les différents locaux commerciaux retenus

La visite des locaux choisis est indispensable. Étudiez la surface exacte et la composition des locaux (étage, RDC, sous-sol…) grâce aux plans qui vous permettront d’anticiper la faisabilité technique du projet. Notez vos questions, puis visitez à plusieurs entre 3 et 5 locaux sur une même zone géographique afin d’en comparer la valeur locative. Nous vous conseillons de faire appel à un expert en évolution immobilière afin d’analyser en détails la valeur des locaux comparés. 

Aménagement d’une zone Open Space d’Airbnb à Paris, près d'Opéra - Copyright photo : ©Donald Murphy / Airbnb

2. Négociez, signez votre nouveau bail et mettez fin au bail des locaux actuels

La négociation et la signature du nouveau bail sont des étapes essentielles dans tout projet de déménagement d’entreprise.

Négociez et signez votre bail actuel

Construisez votre argumentaire de négociation en analysant scrupuleusement les atouts de chaque local visité. Quel environnement de magasins entoure le local commercial ? Quels sont les loyers moyens pratiqués dans la zone ? Quel est le niveau de vétusté ? Quelle est la nature des travaux éventuels à réaliser ?

Certaines parties d’un contrat ne peuvent pas être négociées : durée du bail (3 à 9 ans), l’établissement d’états des lieux d’entrée et de sortie. Mais d’autres clauses peuvent être négociées. L’objectif est de pouvoir obtenir un loyer au meilleur prix. Puis, vient la signature du bail commercial. A partir de cette date, vous devez en informer rapidement vos collaborateurs. Voici une partie de ces clauses :

• le loyer mensuel, annuel
• l’échéance de paiement
• le dépôt de garantie
• les travaux à effectuer par le locataire
• les modalités de cession ou de résiliation du bail

Respectez le préavis du bail commercial de vos locaux actuels

En général, la période de préavis à respecter pour un bail commercial est fixe (environ 6 mois) à partir de la date de début d’occupation du local professionnel actuel. Vous devez donc en informer votre bailleur par lettre recommandée, ou par acte de huissier, au moins 6 mois avant la date de transfert. Certains contrats ont une durée de préavis supérieure à 6 mois. Il convient de respecter la durée précise indiquée dans le contrat. Bien entendu, n’anticipez pas la résiliation de votre bail actuel, sans en avoir signé un nouveau.

Gamme de bureau italienne en bois Accademia, seulement disponible sur Be My Desk - Copyright photo : ©Be My Desk / Studio photo : Souffle Studio

3. Devez-vous conserver ou changer votre mobilier actuel ? 

Nombreuses sont les entreprises qui nous contactent en amont de leur déménagement, afin d’aménager leurs nouveaux bureaux. Devez-vous conserver ou renouveler votre mobilier ? Voici les bonnes questions à se poser :

• Quel est l’état général du mobilier actuel ?
• Votre déménagement fait-il suite à une réorganisation des équipes, à une augmentation des effectifs ?
• Quelles contraintes d’espaces vos nouveaux locaux imposent-t-ils ? Vos futures zones d’open space sont-elles similaires à ce qu’elles étaient précédemment ?

2 choix s’imposent alors à vous :

• Si vous conservez vos gammes de mobilier actuelles, assurez-vous que l’achat de mobilier supplémentaire s’accorde en termes d’usage, de style, de couleur, avec vos meubles actuels. Ne brisez pas une harmonie colorimétrique ou de style de mobilier;
• Si vous renouvelez majoritairement votre mobilier de bureau, veillez à ce que les gammes de mobilier choisies répondent à des contraintes d’usages et de fonctionnalité requises par le travail de vos collaborateurs. 

Aménagement d'un espace de réunion chez Wellio en 2018, acteur du pro-working en Europe - Copyright photo : ©Ooshot / Julien Philippy / Wellio

4. Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Pour organiser un déménagement d’entreprise, il est important d’élaborer la checklist du déménagement d’entreprise.

Créez un rétro-planning lié à votre projet de déménagement d’entreprise

La date de signature du nouveau bal commercial permet de planifier le déménagement de votre entreprise à partir d’une date fixe. Maintenant que vous avez de la visibilité sur le préavis de l’actuel local, et sur le contrat qui régit le nouveau bail commercial, vous pouvez réaliser un cahier des charges, y faire figurer les différentes tâches et leur enchaînement.

Vous pouvez créer un rétro-planning listant les tâches obligatoires. Vous pouvez les classer selon le délai d’organisation ou de mise en place, selon leur nature (d’ordres administratif, humain, logistique). Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus chronophages ou importantes au début, et de prioriser.

Désignez un responsable du déménagement

Selon la taille de votre entreprise, vous devrez désigner le responsable du déménagement par service, ou par équipe. Il sera un coordinateur auprès du chef d’entreprise, ou du responsable des opérations. Cette personne coordonnera l’ensemble des opérations selon le calendrier défini en amont. Cela permet d’alléger la charge de travail de tous, et de responsabiliser chaque pôle.

5. Comment sélectionner la bonne société de déménagement pour votre entreprise ? 

Vous avez réalisé votre calendrier des actions à mener grâce à notre checklist du déménagement d’entreprise. Vous avez donc identifié la date idéale à laquelle vous souhaitiez déménager l’ensemble de vos équipements. Il n’y a plus qu’à choisir la société de déménagement idéale ! 

Sollicitez plusieurs devis de déménageurs professionnels afin de les comparer

La première étape consiste à réunir plusieurs devis auprès d’entreprises spécialisées pour les professionnels. Généralement, les entreprises proposent de venir sur place, dans les futurs locaux, afin de réaliser un cahier des charges nécessaire à l’élaboration d’un devis. Certaines entreprises n’en prendront pas la peine.

Faites-vous préciser ce qu’intègre le montant total du devis

Les différences de prix que vous observerez d’un devis à un autre, proviennent souvent de la répartition des tâches entre la société de déménagement, et vous. Vérifiez pour chacun des devis reçus les éléments suivants :

• Mise sous cartons, emballage, déballage et reprise des cartons : certaines entreprises ne repassent pas pour reprendre les cartons déballés, dans leurs propositions tarifaires ;
• Démontage et remontage du mobilier de bureau : faites appel à des sociétés de déménagement spécialisées en entreprise, afin de vous assurer que les monteurs ont une expérience dans le mobilier de bureau ;
• Prise en charge du parc informatique et de meubles fragiles, lourds ou volumineux, qui demanderont un équipement de transport adapté ;
• Réservation et confirmation d’autorisations de stationnement et de déchargement auprès de la Mairie de la ville ou de l’arrondissement, dans lesquels vous vous installez ;
• Anticiper l’installation du mobilier : que permettent de prendre en charge l’ascenseur ou le monte-charges ? Anticipez aussi le volume de la cage d’escalier, afin de vous assurer que le mobilier le plus volumineux puisse être transporté.

Les typologies d’assurances pour couvrir les risques

Dans tout projet de déménagement d’entreprise, un accident de transport ou un endommagement d’une partie des équipements, peuvent survenir. L’assurance de vos biens professionnels, qui doit faire partie des devis, est généralement basée sur le calcul du volume de vos biens, établissant ainsi une indemnité forfaitaire par mètre cube. Nous vous conseillons également de souscrire à une assure ad-valorem : selon la valeur déclarée de vos biens (factures d’achat à l’appui !), les indemnités s’adapteront.

Les services complémentaires proposés

Certaines entreprises proposent de vous livrer des cartons vides, voire des fournitures (marqueurs, papier bulle…) sans frais supplémentaires. Il existe aussi des outils logistiques, vous permettant de réaliser une checklist ou un calendrier afin de vérifier que le déménagement respecte les délais d’organisation.

6. Informez maintenant vos salariés à propos du déménagement prévu

Étape importante dans tout déménagement d’entreprise : le fait d’en informer les collaborateurs ! Vous le savez probablement déjà : la circulation de l’information en entreprise est cruciale. Lorsque la Direction prend la décision ferme de déménager de locaux, il est important que le département des Ressources Humaines, le Service du personnel ou Communication, élaborent une stratégie de conduite du changement pour sensibiliser les collaborateurs au projet de déménagement de locaux.

Quelques idées pour préparer psychologiquement vos collaborateurs au changement de bureaux :

• Créez un calendrier de communication à destination de chaque Pôle, à chaque étape du déménagement. L’objectif est de sensibiliser matériellement, comme psychologiquement, les collaborateurs à emménager dans de nouveaux locaux. Une cellule peut également être ouverte au sein des Ressources Humaines, afin de répondre, lors d’entretiens individuels, aux questions, voire réticences, liées au projet de déménagement d’entreprise ;
• Organisez une visite des nouveaux locaux, afin d’aider les équipes à se projeter ;
• Partagez sur le réseau social d’entreprise une visite guidée des futurs locaux, l’avancée des travaux d’emménagement ;
• Créez un concours d’idées, une boîte à suggestions, afin d’intégrer pleinement les salariés au projet. Prouvez-leur que leurs meilleures idées ont bien été retenues (photos d’aménagement à l’appui, communications internes…) ;
• Segmentez stratégiquement le niveau d’accompagnement des collaborateurs : un accompagnement privilégié est nécessaire pour les collaborateurs pour lesquels le changement d’implantation géographique créera un allongement considérable du temps, voire du coût, de transport.

Aménagement d'une salle de réunion lors d'un réaménagement chez Wellio en 2018, acteur du pro-working en Europe - Copyright photo : ©Ooshot / Julien Philippy / Wellio

7. Préparez votre changement d’adresse et mettez à jour les documents professionnels

Après signature du bail vous disposez de votre nouvelle adresse professionnelle. Déclarez-la au plus tôt auprès de l’administration française ainsi qu’à vos partenaires, prestataires, clients. Anticipez la mise à jour des informations commerciales et légales sur votre site internet (mentions légales obligatoires dans l’espace européen). Vos départements Communication et Ressources Humaines prennent ensuite le relai, afin de modifier l’ensemble des documents officiels émanant de la marque (cartes de visite des commerciaux, brochures, courriers à en-tête, documents de la comptabilité…).

8. Dressez l’inventaire de votre parc informatique

Vous avez probablement désigné un responsable du parc informatique de votre entreprise. Dresser régulièrement l’inventaire de votre parc informatique vous permet d’évaluer l’utilisation réelle des équipements et logiciels informatiques. Un inventaire permet d’assainir le parc informatique (licences non exploitées, matériel inutilisé…).

Avant votre déménagement, dresser un inventaire précis. Confiez les déconnexions et reconnexions à des professionnels qualifiés, parfois sous-traités par la société de déménagement identifiée. Anticipez également le réseau internet des futurs locaux : est-il adapté aux besoins de l’entreprise ? Celui-ci doit fonctionner correctement : il doit assurer la sécurité et la confidentialité de toutes les données transférées, surtout de celles de caractère sensible.

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